株式会社イデア・ビレッジ 様

育休から復職するスタッフの在宅勤務を可能にするためにZoom ミーティングを導入マッチングサイトで募集したデザイナーとのWeb面接や会議にも活用

「まずは無料で簡単に試せたのがよかった」 テレワークできる環境整備のためにZoom ミーティングを採用

株式会社イデア・ビレッジはパンフレットやカタログ、書籍などの紙媒体からWebサイトまで総合的に手がける制作会社。小さい子どもを育てながらフルタイムで都内のオフィスに通勤することは、産休や育休から復職する社員にとって負担が大きいという判断から、テレワークが行える環境整備を行った。まず導入したのが、家にいながらオフィスにいる社員とコミュニケーションが取れるWeb会議だった。いくつかのサービスを試した中で採用を決めたのが「Zoom ミーティング」。決め手は「オンラインのサインアップで無料アカ ウントが簡単に取得でき、使い勝手も良かった」という点だった。同社では外部のパートナーとのWeb面接やWeb会議を実施するなど「Zoom ミーティング」の活用の幅を広げている。

Web会議 導入前の課題

メールや電話だけでは業務が非効率

メールのやり取りではタイムラグが発生しやすく、電話ではデザインなど視覚的な情報を共有しながらの打 ち合わせが行いにくい。

外部パートナーの顔が見えない不安

デザイナーやライターなど、外部のパートナーに仕事を依頼することも多いが、マッチングサイトを介して 依頼したパートナーが、どのような 人物かわからないと不安。

遠隔地の外部パートナーの来訪は現実的ではない

遠隔地在住の外部パートナーはもちろん、近隣在住でも子育てをしながら在宅勤務を希望する外部パートナーを短時間の打ち合わせのためにオフィスに呼ぶのは現実的ではない。

Zoom ミーティングでこう解決!

産休・育休からの復職者が在宅勤務を効率的に実施

オフィスに出勤しなくてもWeb会議による打 ち合わせが可能になったため、業務内容に応じてWeb会議、メール、電話を選択して活用し、 オフィスにいるのと同様の業務ができる体制を構築。

週1回の定例会議も、自宅にいながら参加することが可能に。通勤時間が不要になるため、保育園に子どもを預けてから業務に充てることのできる時間が最大限に確保できる。

マッチングサイトの応募者とWeb面接を実施してから業務発注

オフィス近隣の外部パートナーであれば、来訪を依頼して面接してから仕事を発注することも 可能だったが、Zoomミーティングにより遠隔地の外部パートナーともWeb面接できるようになった。

従来、マッチングサイトの応募者とは、マッチングサイト内でのやり取りが中心で、顔を見ることなく業務を依頼せざるを得ないケースもあったが、Web面接を行うことで、どのような人物かを把握してから業務を依頼することが可能に。

デザイン案のビジュアルを見ながら Web会議での打ち合わせが可能に

資料共有やデスクトップ画面の共有ができるため、外部パートナーに来訪してもらわなくても、打ち合わせを簡単に実施。

遠隔地在住であったり、子育て中で在宅を希望する外部パートナーとも、必要に応じてWeb会議を実施可能。「10分だけで済む会議をすぐ行いたい」というニーズにもWeb会議で対応でき、柔軟にコミュニケーションが取れるようになる。

Zoom ミーティング 選定のポイント

無料で簡単にお試し利用ができるか?

どんな使い勝手なのか、オンラインサインアップのみで試せること。

  • オンラインで簡単にアカウントが作成できすぐに使い勝手を試すことが可能
  • 無料のアカウントでも期間の限定なく実際の業務に必要十分な基本機能が利用可能

誰でも簡単に利用できるか?

Web面接での利用を想定し、初めて利用する外部のパートナーでも簡単に利用できる操作性であること。

  • 初めての利用の際は招待URLにアクセスすればアプリを自動的にインストール
  • パソコンだけでなくスマートフォンでも Web面接が可能

デザイン案などの画面や資料を共有できるか?

デザイナーとの打ち合わせが多いため、ビジュアル を共有したWeb会議が行えること。

  • 「特定のアプリのみ」「デスクトップの画面全体」を選択して共有可能
  • 共有画面の切り替えがスムーズ

率直な感想は「思ったよりも簡単に使える」

case-study-idea-village-ceo-portrait

会社を設立して20年以上になりますが、設立当時、ネットワーク回線系のクライアントのパンフレッ ト制作を行っていたこともあり、クライアントの会議室で「テレビ会議」によく参加していました。 当時はネットワークの環境もまだまだ整っておらず、音が途切れたり、映像が固まったり......という こともしばしば。それだけでなく、そもそも相手となかなか繋がらないケースで担当者が冷や汗をかきながら右往左往していたのを見た経験から「機器の操作も難しい」というイメージを持っていまし た。

とはいえ、働き方改革が社会的に推進される中、産休・育休に入る社員の復職という現実に直面し、「テレビ会議」よりも手軽に始めることのできる「Web会議」の導入を検討したのです。

 

 

 


いくつかのサービスを比較したのですが、一番最初に試した「Zoom ミーティング」を選んだのは、次の3つのポイントに注目してのことです。

  • Webサイトから簡単なアカウント登録をするだけで、無料で試せたこと
  • 会議の時間制限などはあるが、無料アカウントでも使いたい機能がほとんど利用できたこと
  • マニュアル的な情報を見なくても直感的に操作でき、思ったよりも簡単に使いこなせること

外部パートナーとのコミュニケーションにも活用を拡大

実際に使い始めてみると「マッチングサイトで応募してきたデザイナーさんとのやり取りに使えるのでは?」という声が社内であがってきました。

地方在住だったり、東京近郊に住んでいても子育て中などの理由で在宅での仕事を希望しているデザイナーさんでも、スキルの高い方はたくさんい らっしゃいますので、そうした人材と出会えるマッチングサイトは使い方によっては高い効果が期待できます。

マッチングサイトを活用した場合、応募者と顔をまったくあわせずに業務を依頼することも可能ですが、人となりがわからないと、やはり不安を感 じます。その点、「Zoom ミーティング」では、招待URLをメールで送れば簡単にWeb面接も行えますし、実際に業務を依頼してからビジュアル案などを画面共 有しながら打ち合わせもできるので、活用の幅はどんどん広がっています。

株式会社イデア・ビレッジ 代表取締役社長 小磯 紀子 氏

株式会社イデア・ビレッジ様における 「Zoom ミーティング」の活用法

在宅勤務のためのインフラとして

イデア・ビレッジがWeb会議導入を検討したのは、産休・育休から社員が復帰し た際に在宅勤務をスムーズに行える体制づくりの一環だった。

子どもを保育園に預けてからオフィスに出勤した場合、往復に時間がかかるため、 1日の実働時間はどうしても短くなってしまう。また、子どもの体調不良により急 遽保育園にお迎えに行かなくてはならない場合も、オフィスからでは時間がかかる ケースも考えられた。

そこで在宅勤務を行える体制を整備しておけば、オフィスへの往復にかかる時間を 業務に充てたり、子どもの体調や行事などにあわせた柔軟な働き方が可能になる

マッチングサイトの応募者とのWeb面接や打ち合わせ

制作会社であるイデア・ビレッジでは、マッチングサイトで募集したデザイナーやライターに業務を依頼するケースも多い。

マッチングサイトを利用した業務依頼に対し「相手の顔が見えない」という不安を 感じることもあったが、「Zoom ミーティング」を活用したWeb面接を行うことで、どのような 人物なのかを把握してから業務の依頼が可能になり、不安がなくなった。

Web面接の実施方法は、マッチングサイトを介してWeb面接用の招待URLを送 り、応募者が面接時間になったらURLをクリックするだけ。「Zoom」に簡単にア クセスしてWeb面接がスムーズに実施できる。

さらに依頼した業務の中で、デザイン案を共有しながら打ち合わせを行う際にも 「Zoom ミーティング」を活用している。

災害や交通網の麻痺など緊急時の活用

イデア・ビレッジの小磯氏は、平日は都内、週末は軽井沢という二拠点生活を送っ ているが、軽井沢での記録的な大雪により道路が遮断され、3日間にわたり孤立状 態になった経験を持つ。その間、会社とのやり取りはメールと電話中心で、もどかしさを感じたという。

「災害などの場合だけでなく、電車の事故や停電などによる交通網の麻痺で社員が 出勤できないケースも考えられます。在宅勤務を行える体制を整えておけば、仕事 を停滞させることはありません。」(小磯氏)

今のところ「Zoomミーティング」を緊急時に活用したケースはないというが、いざという時に 在宅勤務を全社員が行えることは、事業継続の観点からも重要なポイントである。

case-study-idea-village-logo

株式会社イデア・ビレッジ

Webサイト企画・構築、パンフレ ット、カタログ、リーフレット、 企業出版物、会社案内、社内報、 フリーペーパー、取材、コピー、 デザイン、インタビュー、撮影な どを行う制作会社。
URL: http://idea-village.com/