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株式会社タービン・インタラクティブ 様

新しい「仕事のしかた」を実現するために「Zoom」を活用、目指したのはリアルを超えたコミュニケーション

本社とオフィス間の3拠点をシームレスに連携 先進的なWeb会議で「働き方改革」を実現

タービン・インタラクティブは、1999年Web制作会社として設立。Webサイト活用シーンの変移に伴い、事業内容もWeb企画・制作・システム開発・運用からコンサルティングまで、Webマーケティングに関わる全ての業務をカバー。見込み顧客へのアプローチからセールスにつなげ、さらに受注後のサポートまで、企業の課題に対するソリューションを提供。一連の業務をスムーズに行うためにいち早く導入したのが、Web会議システム「Zoomミーティング」とテレビ会議システム「Zoom Rooms」だ。本社・東京・宮古島の3拠点で一つのプロジェクトを協業するツールとして活用をはじめ、取引先とのコミュニケーションにも利用を拡大している。

「Zoom」導入前のWeb会議の課題

社員の間でも使用ソフトが異なる

個人や社員同士で各自の利用するWeb会議サービスがバラバラ。Web会議の運用のローカルルールが存在し、バラバラな仕組みで会議を行っている。

毎回違うシステムは顧客との会議に不向き

顧客とのWeb会議の機会が増える中、システムが統一されていないことで、会議の体験品質の低下懸念がある。提供するソリューションの品質の低下を懸念。

ファイルの共有ができず会議の準備が不便

会議に参加しているメンバーのPCに保存されているファイルをオンライン会議で共有するために事前に必要なファイルをサーバーにアップするという手間を要する。

「Zoom」でこう解決!

既存の業務アプリと連携し業務フローを妨げない運用を実現

本来の業務に負担を与えないよう、業務アプリケーションと連携すると共にWeb会議の運用ルールを統一し業務フローを最適化。

「Zoom」と既存の業務アプリケーションを連携させることで、「Zoom」でWeb会議を予約した際、ミーティングID通知が参加者へ自動でメール送信されるので、会議予約から開催までの作業がスムーズに行える。

Web会議の不便をなくし顧客との会議をスムーズに

シンプルでスムーズに使えるWeb会議にすることで、顧客にストレスを与えず、オンラインによる不便を解消。

「Zoomミーティング」IDをメールで共有。会議の参加者である顧客は、ワンオペレーションで会議に参加。高音質・高画質な通信環境により、自然な雰囲気で会議を開催。

各自のPC画面を全メンバーと共有、業務効率が大幅に改善

PCやタブレットでコンテンツを共有。会議前の準備が不要なだけでなく、リアルタイムなプロジェクト進行が可能。

「Zoom」は、各自のPC画面や手元のタブレット端末の画面を共有できるので、タブレットに書き込んだ手書きの内容をリアルタイムに共有。さらに、その場の会話を即座に反映できることから業務効率を大幅に改善できる。

「Zoom」選定のポイント

本社と各オフィス、さらに顧客とレベルの高い情報共有が可能かどうか

映像や音質など通信が途切れることなく常に安定した環境で会議が行えること。

  • 高画質・高音質でスムーズな通信レベル ワンオペレーションでストレスなくWeb会議を実施

  • 無料アカウントで期限なく、事前に試用が可能 さらに、「1アカウント」「1拠点」など追加でIDを増設できる

すでに構築されているシステムや業務ツールと効率的に連携できるか

マーケティングシステムや一般的な業務システムと連携し、スムーズな仕事の流れができること。

  • 「Zoom」のプラットフォーム上に、スケジュールやメールソフト、CRMなどの機能を実装可能

「Zoom」と各拠点を有機的につなぎ、理想的なクリエイティブ環境を実現

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我々は、Webクリエイティブ会社ですので、社員のITリテラシーが高いこともあり、「Zoom」を導入する前から、一般的なWeb会議ツールは活用していました。しかし、業務に活用するシステムをそれぞれの社員に任せていてはいけないと、本格的なWeb会議の導入を検討しました。

選定の際に重視した点は、Web会議において、それを使うことではなく大切なのは仕事の中身であり、必要なコミュニケーションを高めるものであるべきだと。そのため、システムにあまり意識を向けずに使えることでした。実際に使ってみると、非常にスマートな流れで、我々が通常行っているオンラインならではの仕事のやり方に上手く合体できる仕組みが気に入っています。

宮古島サテライトオフィスは、これらのシステムが上手く機能することを前提に運営しています。クリエイティブ業界には納期の厳しさや残業などの課題があります。美しい自然の中でリフレッシュしながら仕事ができる最適な環境を整備できたらと考えていた時に、セミナーでたまたま訪れた宮古島でご縁をいただきオフィスを開設しました。

 

オンラインで、リアルを超えたコミュニケーションの可能性を探究

当社のお客様は、比較的中堅・大企業様が多いのですが、お客様とのお打ち合わせには、日頃よりWeb会議をお勧めしています。Web会議では、一般的にリアルと比べコミュニケーション量が減るのでは?と危惧されがちですが、実は逆です。例えば、毎回の会議に関係者全員で出向くことは不可能ですが、オンラインであれば遠隔地のメンバーでも参加することができるので、コミュニケーションの機会は確実に増えます。

また、お客様との会議だけでなく、社内のミーティングでもそうですが、忙しい制作スタッフは自分のデスクにいたまま、必要なときだけ参加する というシーンも増えています。 当社スタッフの凄いところは、デスクで普通にデザインや情報設計をしながら、耳だけお客様との会議に参加。必要なタイミングでPCやタブレットの画面を共有して意見を出すなど、参加者全員のコミュニケーションがスムーズにできています。 そういう意味では、「Zoom」を活用したWeb会議はリアルに近い体験というより、むしろリアルを超えているといえます。

Web会議のメリットに、移動時間やコストの削減などが注目されがちですが、私は、コミュニケーションが進化する点を重視しています。Web会議を活用することで、人との距離が近くなる、理解が進む、一緒にやっているという感覚が当たり前になると思います。Web会議やシステムの活用について常に新しいアイデアを出し、新しい仕事のしかたを模索することで、クリエイティブ性がとても刺激されていると感じています。

株式会社 タービン・インタラクティブ 代表取締役 志水 哲也 氏

株式会社タービン・インタラクティブ様における 「Zoom」の活用法

本社名古屋にはバックオフィスや営業、制作を含む全ての機能があり、宮古島オフィスの制作スタッフや東京 の営業スタッフと連携しプロジェクトを遂行している。複数の拠点間で一つの仕事を進めるためには、情報の 共有だけでなく物理的な距離をなくし意思疎通できるようなコミュニケーションがとれるシステムが不可欠で あり、「Zoom」のあらゆる機能がフルに活用されている。

名古屋本社と宮古島オフィスの制作ミーティング

宮古島オフィスとの制作ミーティングでは、常に画面共有することで理解度が高まり、スピードを重視した進行が可能に。

東京の営業スタッフがクライアントに出向く際、説明が足りない場面では、「Zoom」に接続し待機している本社の制作メンバーが、随所でアイデアを出すなどフォローすることで、会議の活性化 につながっている。

「のびのびとした環境で、仕事のモチベーションが上がる」というのは、東京から宮古島に移住したメンバー。また、那覇からUターンしたメンバーは「ふるさとで一流企業の仕事ができることが素晴らしい」と話し、企業としてはスキルの高い人材活用につながっている。

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名古屋本社

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宮古島サテライトオフィス

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手元のタブレットに書き込んだスケッチを共有

本格的なWeb会議室「八角カンファレンスルーム」

2017年8月に開設した東京オフィスの本格的なテレビ会議室「八角カンファレンスルーム」。そのユニークな空間には、社長志水氏の先進的なテレビ会議システムへのアイデアが込められている。

実際に会ったほうがいいという声がまだまだ多い中、おもてなしを含めて、オンラインでの会議がクライアントに失礼にならないよう、より良い環境を考え設計。画質や音質などの機能性だけでなく、できるだけ自然に会話ができるような会議の雰囲気を演出するなど、心理的な面も配慮されている。

開設後は、オンラインの取り組みについて課題を抱えるクライアント企業からの好意的な意見や質問なども多く、オンライン会議に取り組むフロントランナー企業として、影響をもたらしている。

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「Zoom Rooms」で理想の会議室を構築

八角の空間にはモニターが4面。メイン画面の裏側に機材を配備したマシンルームを構築。機材構成を柔軟に変更できるように考慮されている。最大8名が着席可能で、どの席に座っても視界に2枚のディスプレイが表示されるように設計されている。2枚のディスプレイに表示する内容は、参加者の映像、共有資料など目的に合わせて表示を切り替えられる。最大3枚のディスプレイに異なる内容を表示可能。また、空間には照明のコントロールや演出のための機能も備わっている。照明のパターン、Webカメラのズームイン・ズームアウトなどは、Google Home Mini による音声指示により自動で変更できる。ハンズフリーで会議室の利用用途に応じた設定を瞬時に反映できるようになっている。

株式会社タービン・インタラクティブ
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WebマーケティングとWebブランディング両面からのアプローチにより、Webサイトの戦略コンサルティング、デザイン制作・運用、コンテンツSEO、マーケティングオートメーション導入・運用などBtoBマーケティングに必要なすべてをワンストップで支援。2019年8月に、HubSpotパートナーとして日本で3社目の「プラチナ ティア」を獲得。
URL:https://www.turbine.co.jp/